Aastal 1973, mil USA teadlane Jack Nilles mõtles välja kaugtöö mõiste ning seda tähistavad sõnad (ing. k. teleworking, telecommuting), näis klassikalise töö ja töökoha vahelise suhte ümberpööramine üsna ebaharilik idee. Nilles pidas kummastavaks, et olukorras, kus töö seisneb enamalt jaolt “info liigutamises”, peab töötaja seetõttu kuhugi spetsiaalselt kohale minema. Mees, kes on nüüdseks saavutanud rahvusvahelise tuntuse kui “kaugtöö isa”, tunnistab ühes intervjuus, et suure tõenäosusega ei pruugi me mõnekümne aasta möödudes enam kasutada terminit kaugtöö. Liide kaug- muutub ülearuseks, kuna tulevikus on see lihtsalt üldlevinud töökorralduse viis. Nilles`i hinnangul pole peamiseks takistuseks kaugtöö rakendamisel mitte tehnoloogiline valmisolek, vaid tõrskus ümber kujundada tavapärast hierarhilist organisatoorset ülesehitust. Viimasele sekundeerib nö “suurhoone kompleks” (ing. k. edifice complex) – samuti Nilles`i leiutatud väljend – , mille kohaselt prestiiži ja väärtuse mõõdupuuks on muljetavaldavad büroohooned. Sellest kompleksist vabanemine aitaks kõrvaldada ühe tõkke kaugtöö leviku teelt. Hetkel on “kaugtöö surmast” ehk kontseptsiooni enesestmõistetavana võtmisest on veel ennatlik rääkida, kuid laias laastus annab kaugtöö rakendamine märku üleüldisest töökultuuri teisenemise protsessist.

Mõistmaks paremini kaugtöö rakendamise eeldusi ja võimalikke takistusi, tuleb esmalt läbi tungida kaugtööd ümbritsevast “kontseptuaalsest rägastikust” (Heinonen, 2000). Paljud uurimused sisaldavad tõdemust, et üldtunnustatud kaugtöö definitsiooni osas pole üksmeelele jõutud. Terminoloogistes vaidlustes on märgitud, et kaugtöö asemel oleks hoopis sisutäpsem kasutada mõistet “lähitöö” (Heinonen, 2000). Sel moel rõhutataks eelkõige töö lähemale viimist töötajale, mitte asjaolu, et tööd tehakse väljaspool tavapäraseid tööandja ruume. Mõiste piiritlemisel tõstatub mitmeid küsimusi, millele ei leidu ühest vastust. Mitu tundi nädalas ja millistes tingimustes peab kaugtööd tegema, et kanda kaugtöötaja nimetust? Kas ületundide tegemist ehk “töö koju kaasa võtmist” loetakse kaugtööks? Kas kaugtöö puhul on IKT vältimatuks eelduseks? Ühtse määratluse puudumise tõttu on kaugtöö ulatust keeruline täpselt mõõta ja olemasolevad statistilised näitajad varieeruvad sõltuvalt definitsioonis kehtestatud kriteeriumitele. Segadust suurendab inglise keeles kasutatavate väljendite hulk (telework, telecommuting, distance work, remote work, flexible work, flexiwork, flexwork, ework), mida vaadeldakse kaugtöö tähenduses enamasti sünonüümidena, kuid mille kasutamisel kehtivad siiski teatavad paikkondlikud iseärasused. Samal ajal kui USAs on enim levinud variant telecommuting, eelistatakse Euroopas kaugtööst kõneldes kasutada terminit telework ning Jaapanis flexwork.

Tänapäeval, mil on hägustunud arusaam selgepiirilisest “töökohast” füüsilises mõttes, võib töö tegemise paik asuda praktiliselt igalpool, kui ainult töö olemus takistusi ei sea. “Tööd saab viia töötajate juurde" mitmel viisil ning erinevates kohtades (nt. naabrusbüroo, kaugtöökeskus, satelliitbüroo, mobiilne kaugtöö, virtuaalne meeskond). Kaugtööga seondub organisatsioonivorm, mis on nii ajaliselt kui ruumiliselt hajutatud. Raportis peaministri büroole (2000) nimetab haldusreformi töörühm kaugtööks

<>töötamise viisi, milles töötaja füüsilist kohalolekut asendab infotehnoloohiliste vahendite kasutamine. Kaugtöö puhul asendab töötajate liikumist teabe liikumine, füüsilist kohalolekut asendab virtuaalne kohalolek. (http://www.riik.ee/riigikantselei/ahb/toogrupid/kokovkin.htm) 

Antud määratlusega haakub termin kaugkohalolek (ing. k. telepresence) – oksüümoron märkimaks samaaegselt nii kohal- kui eemalolekut. Kaasaegses infoühiskonnas tähendab kaugkohalolek kuskil viibimist ilma füüsilise kohalolekuta kasutades suhtlemiseks info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat.

Huws ja O´Regan (2001) on seisukohal, et töösuhte ja -koha alusel saab eristada kaugtööd selle sõna avaras ja kitsas tähenduses. Rangema kaugtöö määratluse alla liigitub mingi asutuse või ettevõtte jaoks tehtav palgatöö, mis individuaalsest aspektist on kas kodu- või mobiilne töö ning kollektiivselt võttes satelliitbüroos või kaugtöökeskuses tehtav töö. Lõdvema definitsiooni raamesse paigutuvad vabakutselised ja firmad, kes kasutavad töö tulemi või teenuse edastamiseks IKt-d.

Peale esialgselt väidet, et kaugtöö kohta puudub universaalne definitsioon, võib välja tuua kaks kõige eristavamat tunnust ja nende põhjal esitada väga üldistava järelduse. Tavaliselt koondavad erinevad kaugtöö määratlused järgmiseid põhimõtteid:

(1) töö toimub (vähemalt osaliselt) väljaspool traditsioonilist tööpaika

(2) info- ja kommunikatsioonitehnoloogia abil.

Kaugtöö on teiste sõnadega töökorralduse viis, mis sõltub IKT vahenditest, kuid ei olene kindlast tööpaigast füüsilises mõttes ega fikseeritud töötundidest. Kaugtöö on töö, mida palgatöötaja, üksikettevõtja või vabakutseline teeb kas tööandjale või kliendile enamasti väljaspool traditsioonilist tööpaika kasutades selleks muuhulgas kaasaegseid telekommunikatsiooni- ja infotehnoloogiavahendeid. Samu printsiipe kajastab Rahvusvahelise Tööorganisatsiooni (ILO) koostatud definitsioon, mis pärineb juba 1990. aastast:

Kaugtöö on töövorm, mille korral (a) töö toimub väljaspool peakontorit lahutades töötaja isiklikust kokkupuutest kaastöötajatega ning kus (b) kommunikatsiooni võimaldab moodne tehnoloogia.

Kaugtöö on töötamine väljaspool tööandja tavapäraseid tööruume (kas kodus või kaugbüroos) olles samal ajal tööandjaga ühenduses kaasaegsete infotehnoloogia ja kommunikatsiooni vahenditega. (http://www.sm.ee/esttxt/HtmlPages/kaugtoo/$file/kaugtoo.pdf)

Ariko Marketingi definitsioon asetab kaugtöö kitsamasse konteksti, kuna ei võta arvesse vabakutselisi või üksikettevõtjaid, kelle tegevus tehnoloogiliste lahenduste poolest vastab kaugtöö põhimõtetele. Selles suhtes on Euroopa Komisjoni e-töö teemalistes aruannetes toodud kokkuvõtlik sõnastus õnnestunum:

Kaugtöö on arvutite ja telekommunikatsioonivahendite kasutamine muutmaks üldtunnustatud töö asukohta. (http://www.etw.org/2003/Archives/eWork2002-EN.pdf)

Antud selgitus on ühtaegu täpne ja paindlik. Siin leiavad mainimist kaks olulist kaugtööd iseloomustavat tunnust – määratlemata töö asukoht ja tehnoloogia. Samas on välditud liialt jäika piiritlemist, mis käsitleks kaugtöötajana üksnes palgatöötajat. Selline definitsioon sobib tänapäevase ülesandekeskse töömudeli konteksti, kus projektid toovad ajutiselt kokku meeskonnad, mis eesmärgi täitmisel lagunevad.